Ilmoitustaulu | Palaute | Sähköinen asiointi | Yhteystiedot
Liminka
Valikko
Etusivu / PÄÄTÖKSENTEKO / Asiakirjajulkisuus

Limingan kunnan Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Limingan kunta on tiedonhallintalaissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Limingan kunnan asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Tietoaineistojen kuvausten yhteydessä on lueteltu hakutekijöitä, joilla tietoja voidaan hakea tietovarannon sisältämistä tietojärjestelmistä.

Limingan kunnan asiarekisteri muodostaa yhden loogisen kokonaisuuden. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy asianhallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin (mm. varhaiskasvatus ja oppilashallinto) sekä paperiaineistoon.

Tietopyynnöt

Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen. Pyyntö saada tieto viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Tiedon pyytäjän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään eikä perustella pyyntöään, ellei tämä ole tarpeen viranomaiselle säädetyn harkintavallan käyttämiseksi tai sen selvittämiseksi, onko pyytäjällä oikeus saada tieto asiakirjan sisällöstä.

Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.

Pyydettäessä saada tieto salassa pidettävästä asiakirjasta taikka viranomaisen henkilörekisteristä tai muusta asiakirjasta, josta tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tiedon pyytäjän on, ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus sekä todistettava henkilöllisyytensä. Tietopyynnön tekemisessä tulee käyttää tiedonsaantipyyntölomaketta ja se on omakätisesti allekirjoitettava (lomake löytyy Limingan kunnan internet-sivuilta). Lomake

Tieto julkisesta asiakirjasta on annettava mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön. Mikäli tietopyyntöön ei suostuta, on tiedon pyytäjälle ilmoitettava kieltäytymisen syy sekä annettava tieto siitä, että asia voidaan saattaa viranomaisen ratkaistavaksi. Jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia tai asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai muutoin tavanomaista suuremman työmäärän, asia on ratkaistava ja tieto julkisesta asiakirjasta annettava viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön.

Limingan kunnassa tietopyynnöt tulee toimittaa kirjaamoon osoitteeseen Limingan kunta, kirjaamo, Liminganraitti 10, 91900 Liminka (käyntiosoite Liminganraitti 10 c 3. kerros) tai sähköpostitse kunta@liminka.fi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt vastattavaksi organisaation sisällä oikealle vastuuyksikölle/henkilölle. Limingan kunnassa hallintojohtaja päättää asianomaisen oikeudesta saada tieto viranomaisen asiakirjasta ja tarkastusoikeuden käyttämisestä. Kunnantalon päätearkistossa säilytettävistä asiakirjoista tiedon antaa tietohallintosihteeri. (henkilötietojen käsittely Limingan kunnassa)

Limingan kunnanhallitus on tehnyt päätöksen perittävistä asiakirjamaksuista 26.11.2018 (§ 333). Julkisuuslain 34 §:ssä on säännökset siitä, milloin tavanomaisen tiedon antamisesta ei peritä maksua ja minkälaisia maksuja voidaan periä. Asiakirjan antamisesta ei peritä maksua, kun:
− asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti;
− asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi;
− julkinen sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään tiedon pyytäjälle sähköpostitse;
− sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään asianosaiselle sähköpostitse;
− pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvollisuuden piiriin.

Limingan kunnan tietovarannot, tietojärjestelmät sekä keskeiset tietoaineistot

Hallinto
käyttötarkoitus: Asiakirjojen rekisteröiminen/ päätöksenteko
keskeiset tietoaineistot: Diaari, sopimukset ja päätökset
tietojärjestelmä: Asianhallintajärjestelmä

Henkilöstö
käyttötarkoitus: Henkilöstön palkkaaminen ja palvelussuhteen aikainen asiankäsittely
keskeiset tietoaineistot: Työnhakijatiedot, palvelussuhdeasioiden hoitamiseen/palkanmaksamiseen liittyvät aineistot
tietojärjestelmä: Henkilöstöhallintajärjestelmä

Talous
käyttötarkoitus: Taloushallinnon hoitaminen (taloushallintopalveluita tuottaa Monetra)
keskeiset tietoaineistot: Kirjanpito, osto- ja myyntilaskutus, palkkakirjanpito
tietojärjestelmä: Taloushallinnon laskutus- ja arkistointijärjestelmä

Työllisyys
käyttötarkoitus: Työllisyyspalveluiden asiakastietojen ylläpito
tietojärjestelmä: Työllisyyspalveluiden asiakastietojärjestelmä

Opetus
käyttötarkoitus: Perusopetuksen ja lukiokoulutuksen järjestäminen, Vapaa sivistystyö: kansalais- ja musiikkiopisto
keskeiset tietoaineistot: Asia/oppilastiedot
tietojärjestelmä: Oppilashallintajärjestelmä

Varhaiskasvatus
käyttötarkoitus: Varhaiskasvatuksen järjestäminen
tietojärjestelmä: Varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmä

Kulttuuri- ja liikunta
käyttötarkoitus: Kulttuuri, liikunta- ja kirjastopalveluiden järjestäminen
keskeiset tietoaineistot: Asiakastiedot
tietojärjestelmä: Hyvinvointipalveluiden asiakastietojärjestelmät

Nuoriso
käyttötarkoitus: Nuorisopalveluiden järjestäminen
keskeiset tietoaineistot: Etsivä-nuorisotyön asiakastiedot, nuorisotyön asiakaskastiedot
tietojärjestelmä: Hyvinvointipalveluiden asiakastietojärjestelmät

Rakentaminen/maankäyttö
käyttötarkoitus: Rakennusvalvonta 
keskeiset tietoaineistot: Rakennuslupa-aineistot