Hankeasiantuntija Laura Kelhä.

Liminka-blogi: Osallisuusmuotoilu haastaa pohtimaan osallistamista kuntalaisen näkökulmasta

Kuntalaisilla on kuntalain (410/2015 § 22) mukainen oikeus osallistua kunnan kehittämiseen ja päätöksentekoon. Vaikka kuntalaki linjaa kunnan velvoitteista osallistaa, ei laki ota suoraa kantaa siihen, miten osallistaminen tulisi missäkin tilanteessa järjestää, eikä varsinkaan siihen, miten osallistaminen toteutetaan siten, että se tuo lisäarvoa sekä kuntalaisille että kunnalle itselleen.

Palvelumuotoilu on monissa kunta-alan julkaisuissa nostettu esille yhdeksi kuntien osallistamisen menetelmäksi, mutta itse näen, että palvelumuotoilun tulisi olla kaikkea toimintaa läpileikkaava näkökulma, jossa asiakkaan ymmärtäminen ja kokemuksen arvostaminen on avainasemassa.

Osallisuusmuotoilu tuo muotoiluajattelun ja palvelumuotoilun menetelmät osallisuuskeskusteluun ja osallisuuden kehittämiseen. Osallisuusmuotoilun keskiössä on kuntalaisten kokemus osallistumisesta. Sen ytimessä ovat ne toimintatavat, jotka joko lisäävät tai vähentävät henkilön kokemusta omista osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksistaan.

Osallisuuskokemusta voidaan verrata hyvään asiakaskokemukseen. Se on mielikuva tai tunne, joka syntyy kaikista kohtaamisista organisaation edustajien, viestintäkanavien ja palveluiden kanssa. Onkin hyvä pohtia, että saammeko valmistelijoina luotua kokemusta yhteenkuuluvuudesta ja kuulumisesta? Luommeko ilmapiiriä, jossa osallistujilla on aito mahdollisuus kertoa mielipiteitään ja tulla kuulluksi kunnan valmistelu- ja päätöksentekoprosesseissa?

Luommeko ilmapiiriä, jossa osallistujilla on aito mahdollisuus kertoa mielipiteitään ja tulla kuulluksi kunnan valmistelu- ja päätöksentekoprosesseissa?

Osallisuuskokemusta on syytä tarkastella monitasoisesti merkityksen (miksi osallistetaan?), konseptin (valittu menetelmä/prosessi) ja toteutuksen näkökulmista. Jokaisen tason onnistuminen on tärkeää kokonaisuuden kannalta. Tärkeää on suunnitella osallistamisen prosessi huomioiden kuntalainen kaikissa osallistamisen vaiheissa. Miten tehdään viestintä ja kutsutaan ihmiset mukaan? Miten valikoidaan osallistujille sopiva osallistamisen menetelmä? Miten itse osallistaminen toteutetaan laadukkaasti ja lisäarvoa tuoden? Ja lopuksi usein unohtuva, mutta yksi tärkeimmistä: Miten hoidetaan jälkipalvelu? Eli miten valmistelun etenemisestä kerrotaan osallistamisen jälkeen, miten osallistamisen tuloksia on hyödynnetty ja mikä merkitys niillä on ollut? Näillä on oleellinen merkitys, kun hyvää kokemusta osallistumisesta rakennetaan.

Osallistamista voidaan siis tehdä hyvin, hyvin huonosti tai se voidaan jättää tekemättä kokonaan. Usein osallistaminen on tekijänsä näköistä ja oman kokemukseni perusteella kunnissa on henkilöitä, joille osallistamisen toteutuminen on enemmän keskittynyt – joko työtehtävän tai kiinnostuneisuuden vuoksi. Mitä siis huomioida?

Tärkeää on keskittyä valittavien osallistamismenetelmien laatuun. Yksi hyvin suunniteltu ja toteutettu tapa osallistaa voi korvata monta puolihuolimattomasti toteutettua tai väärin suunnattua. Oleellista on käydä läpi koko kehittämisprosessi, johon kuntalaisia halutaan mukaan – mistä löytyvät ne aidot osallistamisen ja dialogin paikat? Liian myöhään toteutettu osallistaminen ei ole osallistamista. On siis maltettava esitellä keskeneräistä tai jopa lähteä puhtaalta pöydältä, jotta valmisteluun saadaan aidosti moniäänisyyttä. Osallistamisen kontekstia ja kohderyhmää on tärkeä pyrkiä ymmärtämään. Mitä on tärkeää ymmärtää esimerkiksi juuri tästä asiakasryhmästä? Miten kohderyhmä huomioidaan valmisteluissa, viestinnässä ja menetelmissä, kun osallistamista tehdään?

Miten kohderyhmä huomioidaan valmisteluissa, viestinnässä ja menetelmissä, kun osallistamista tehdään?

Kolikon toisella puolella on osallistamista suunnitteleva ja toteuttava valmistelija. Onko hänellä tarvittava osaaminen esimerkiksi työpajan tai asiakasraadin toteuttamiseen? Onko hän itse innostunut valmisteltavasta asiasta ja hahmottaako hän osallistamisen arvon oman työnsä kannalta? Hallitseeko hän menetelmät? Mikään ei ole niin masentavaa kuin työpajaan pakotettu viranhaltija, jota ei joko kiinnosta esittelemänsä teema tai osallistaminen ylipäänsä.

Limingan osallisuusohjelma on hyväksytty keväällä 2020. Ohjelmassa linjataan keskeiset osallistamisen suuntaviivat ja periaatteet. Ohjelman toteuttamisen tueksi Limingassa on panostettu henkilöstön osallistamisosaamiseen. Käytännössä se on tarkoittanut esihenkilöiden ja asiantuntijoiden valmentamista fasilitaattoreiksi. Koulutuksia on ollut kaksi kierrosta viimeisen viiden vuoden aikana. Lisäksi olemme kouluttaneet esihenkilöitä etäfasilitoinnin saloihin tämän syksyn aikana. Koulutuksissa on keskitytty pohtimaan paitsi erilaisia fasilitoivia menetelmiä, mutta myös sitä, miten hyvä ja vuorovaikutuksellinen tilaisuus rakennetaan. Fasilitointi on pikkuhiljaa vakiintunut meidän normaaliksi tavaksi toimia. Tämä on erinomainen asia ja on osaltaan madaltanut osallistamisen kynnystä myös kuntalaisiinpäin.

Kirjoittaja on Limingan kunnassa työskentelevä hankeasiantuntija Laura Kelhä, jonka työpäivät täyttyvät erilaisten kehittämisprojektien suunnittelusta ja toteuttamisesta. Teksti on julkaistu Maaseudun sivistysliiton Kunta olemme me -hankkeen loppuraportissa ”Kunta olemme me – tietoa ja työkaluja kunnille”. Loppuraporttiin pääset tutustumaan tästä linkistä.